「サイバー空間の大掃除！」
- □
「物理空間」と「サイバー空間」
「物理空間」とは、事務所などの活動空間。「サイバー空間」とは、サーバーやパソコンのハードディスクの空間。
一般的に、大掃除と言えば、事務所などの「物理空間」に対して整理・整頓することが多いでしょう。普段、余り掃除出来ない、特別な箇所を掃除したり、利用しなくなったモノを処分したりです。
私は、この大掃除を「サイバー空間」に対しても組織的な取り組みとして、行うことをお勧めします。サイバー空間が整理整頓されているとひとつひとつの作業が、スピード感が出てきます。事務作業の効率が、とても良くなるからです。
事務作業のほとんどは、サーバーなどのサイバー空間での作業。この空間スペースの活用に対して、整理・整頓が必要なことは説明するまでもないでしょう。
一方、サイバー空間については、整理・整頓が余り話題にならないような気がします。サイバー空間に対し、毎年恒例の大掃除として会社をあげての組織的な取り組みとして行っている企業は少ないような気がします。
私は、コンサルティングの打合せ資料から、日常的な社会保険の手続き書類まで、大抵の書類は、PDFにして、サイバー空間にデジタルデータで、保管してあります。社会保険の申請業務を対応させて頂いているクライアントには手続きが完了すれば、大抵の書類は、報告も兼ねて、PDFでも納品させて頂いています。
私は、紙媒体では、余り資料を抱えたくありません。そのため、極力、デジタルデータにして、保管しているのです。資料をPDFにするのは、手間な面もあります。しかし、一度、デジタル化してしまえば、保管も検索も簡単になります。紙ファイルは、日々、爆破的な量で増えていくので、整理のために、何らかの形で、デジタル化は必要な気がしています。
弊社のクライアントの役員で、物理空間でのファイル管理能力に、恐ろしく長けた方がいます。この役員は、打合せ中に、資料を確認するために、度々、資料室までファイルを取りにいくのですが、膨大な資料の中から、1分もかからず、該当資料を出してくるのです。
そのドキュメントファイルには、細やかにインデックスがつけてあり、美しく整理・整頓されています。まるで、使い慣れた辞書を引くように、該当ファイルをタイムリーに引き出せるのです。
アナログのファイル管理で、あれだけの整理・整頓術。最初の頃、この対応に、正直、ビックリしていました。あれだけのファイル管理能力は、もはや特殊技術の領域。とても、真似が出来るものではありません。
アナログの管理術では、到底、この役員には及びませんが、私も、デジタルデータのファイル管理にはそれなりの自信を持っています。
各プロジェクトのコンサルティングの打合せ経緯資料、皆様への日々のメールでのご相談対応まで、すべて整理整頓して保管され、一覧で概要がわかるようにしてあるのです。
事務所から電話で対応しているときは就業規則や規程の該当箇所の確認などは、お手のものです。サーバー内のフォルダやファイルの整理などは我ながら、美しく、保管されています。
フォルダの設定や配列方法などなど、ノウハウの積み重ねを考えて、様々な工夫を凝らして、日々、整理方法を改善しているのです。
私は、何か心が乱れたり、仕事に余裕が無い場合、敢えて、サーバー内のファイル整理を心掛けています。通常、心に余裕がなく、マイナスの心持のときは、大抵、サーバー内のファイル整理も乱れているものなのです。
作業をするための重要なサイバー空間が、整然と見やすくなっておらず、レスポンスが遅くなったり、作業の足場が悪くなっていることが多いのです。
サイバー空間の掃除が出来て、スッキリすると自分の頭の中も整理されて、スッキリするのです。今年も年末、サイバー空間の大掃除をして新しい年に向けた、ベースづくりをしていきます。
作成日：2012年12月24日 屋根裏の労務士
