「コミュニケーション力を高める方法」
私は、自分の文章力に自信をもっていることに加えて、日々、文章力とコミュニケーション力を高めるために、敢えてメールでのやりとりを心掛けています。ビジネスの報告・連絡・相談というのはドキュメント化して行うのが基本だと考えているのです。
クライアントの皆様も忙しい方が多いので電話をしても不在のことが多く、メールでのやりとりを望んでいる方が多い傾向にあります。
簡単な要件を伝えるだけのことであれば、電話をすることは無いと言っても良いでしょう。もちろん、簡単な要件であっても、事実だけでなく、気持ちを共有するときは、お電話でご対応しています。
昨年の10月にスマフォに切り替えて、メール受信で下記のことに気が付きました。
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クライアントから私のＰＣへのメールで
色付きでの説明メールが意外と多いということ
クライアントから頂くメールでニュアンスや説明内容について、少し理解が出来なかったことが度々ありました。スマフォで受信したメールを見て、メールで伝えたいニュアンスについて、理解が出来なかった理由が分かりました。その理由は下記のためです。
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クライアントからのメールが
HTML形式でのメールであること
HTML形式で色つきメールやエクセルファイルを張り付けて、送信して頂いても、私がPCで受信するメールは、文章だけの「テキストファイル」でしか受信していません。
実は、私も10年ぐらい前は、HTML形式で色つきメールやエクセルファイルを張り付けてメールを送信していました。しかし、セキュリティの設定を高くしているクライアントは、HTML形式でのメール送受信の設定を禁止にしていたのです。禁止にしているのは下記の理由です。
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HTML形式のメールは、
ウィルスをくっ付けてしまうことが多いから
HTML形式で色つきメールを送信しても、「テキスト形式」での受信しか出来ていないことが分かりました。サイバーセキュリティのネットワークについて、高額な費用をかけて厳重に対策をしている企業でも、意外とHTML形式でのメール設定を禁止にしていないこと。多いのが実態だそうです。
弊社へのメールで、色を付けたり装飾や図表をメールに記載しても、文字だけの「テキストファイル」でしか受信しない様に設定しています。また、小生からのメールも色や図表のない、「テキスト形式」のメールしか送信しません。
私が打ち合わせに持参する作成する資料。カラフルな色付の資料がほとんどです。文字のフォントを変えたり、線を引いたり、視覚的にポイントを押さえることができるように工夫しています。一方、メールでは、内容を伝えていくために、文字だけの「テキストファイル」で伝えています。
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敢えて表現方法に制約をかけるということ
10年前にメールの送受信に関して、文字だけの「テキストファイル」に変えて本当に良かったと思っています。10年前に比べて、文章力だけでなく、伝えていく力。格段に上がったと実感しているからです。
他者に、何かを伝えていくということ。私は、難しいことだと捉えています。つまり、コミュニケーションは、難しいことだと捉えているのです。
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自由に表現できるHTML形式ではなく、
表現方法に制約をかけた「テキスト形式」に変えていくこと
制約がない自由な表現方法により、コミュニケーション力が高まるという側面もあります。その一方で表現方法や連絡手段に制約をかけることによって、コミュニケーション力が高まるという側面もあると思うのです。
作成日：2018年2月5日 屋根裏の労務士
